Delegeren van taken titel

Kun jij wel wat hulp gebruiken als het gaat om delegeren? Er zijn een aantal tools en tips die je kunt gebruiken om beter te worden in delegeren. We vertellen je er in dit artikel meer over.

Delegeren

Hoewel het misschien voor zich spreekt betekent delegeren dat je zowel taken als verantwoordelijkheden doorgeeft en door iemand anders laat uitvoeren. Je draagt dus bevoegdheden inclusief de bijbehorende verantwoordelijkheid over. Let op: je houdt wel de eindverantwoordelijkheid voor de desbetreffende taak of bevoegdheid. Het is hierbij van belang dat je altijd achter je medewerkers blijft staan, ook wanneer je een taak delegeert.

Als het gaat om delegeren zijn een aantal aspecten van belang. Wanneer je namelijk een taak overdraagt moet de desbetreffende medewerker of het team over het volgende beschikken:

  • Voorzie in de juiste middelen (denk hierbij aan trainingen, opleidingen of coaching)
  • Andere teamleden op de hoogte stellen van zijn of haar nieuwe bevoegdheden
  • Bespreek samen het resultaat wat je voor ogen hebt
  • Plan evaluatiemomenten en overleg in om de voortgang te bespreken
  • Houd goed bij welke taken je aan wie delegeert

Om te voorkomen dat er veel tijd verloren gaat bij het delegeren van taken is het heel belangrijk dat je zorgt voor een duidelijke en specifieke uitleg. Check vervolgens bij de ander of het duidelijk is en laat hem of haar dit bevestigen.

Delegeren en prioriteiten stellen

Vind je het lastig om werk uit handen te geven? Of weet je niet zo goed welke taken je kunt delegeren? Maak dan gebruik van de Eisenhower matrix. Dit is een handige tool als het gaat om prioriteiten stellen.

Eisenhower Matrix: wat is het?

Een handige timemanagement tool is de Eisenhower Matrix. Andere namen voor de Eisenhower Matrix zijn de Urgent-Important Matrix, Eisenhower schema of het Eisenhouwer model. Dit komt omdat de matrix helpt bij het stellen van prioriteiten waarbij er gekeken wordt naar de belangrijkheid van de taken of opdrachten.

Eisenhower Matrix: wie heeft het bedacht?

De bedenker van de Eisenhower Matrix is Dwight D. Eisenhower. Hij was in de periode van 1953 tot 1961 president van de Verenigde Staten en vroeg zich regelmatig af wat de definitie van urgentie was. Hij concludeerde dat urgente taken werkzaamheden zijn die dezelfde dag opgepakt moesten worden en hij merkte op dat wanneer een taak tot morgen kon wachten het geen urgentie meer is. Daarnaast had hij te maken met veel verschillende taken die allemaal even belangrijk waren. Dit zette hem aan het denken. Hij vroeg zich per taak af of hij die taak moest uitvoeren of dat iemand anders dit kon doen.

Wanneer iemand anders deze taak kon afwerken werd de taak als urgent maar niet belangrijk gezien. Zo werd de Eisenhower matrix of het Eisenhower principe geboren. Het fijne van deze matrix is dat je ze op alles in je leven kunt toepassen! Je kunt namelijk met behulp van het model zowel een lange-termijn als korte-termijn of bijvoorbeeld een dagelijkse planning maken.

Eisenhower matrix: hoe werkt het?

Middels het model kunnen taken geprioriteerd worden door gebruik te maken van vier categorieën of kwadranten:

  1. Belangrijk/ urgent
  2. Belangrijk/ niet urgent
  3. Niet belangrijk/ urgent
  4. Niet belangrijk/ niet urgent

Om te kijken in welk kwadrant een taak valt is het goed om te weten dat bij elk kwadrant een bijbehorende actie hoort. Hierdoor kun je ook daadwerkelijk de taken gaan prioriteren namelijk.

  1. Is een taak belangrijk/ urgent? Dan ga je de taak uitvoeren: kortom een kwestie van DOEN.
  2. Is een taak belangrijk/ niet urgent? Dan ga je taak inplannen. Je plant de taak direct in op een voor jou passend moment.
  3. Is een taak niet belangrijk/ urgent? Deze taak ga je delegeren.
  4. Is een taak niet belangrijk/ niet urgent? Deze taak wordt geëlimineerd.

1. Taak direct doen: stresskwadrant

Een ander woord voor taken die direct gedaan moeten worden is het stresskwadrant. Dit komt omdat taken die in categorie 2 of 3 door omstandigheden (denk aan een slechte planning of het niet juist delegeren van taken) niet uitgevoerd worden, vervolgens verschuiven naar kwadrant 1.

De taken in dit eerste kwadrant moeten zo snel mogelijk worden uitgevoerd. Ze zijn dringend en hebben een hoge prioriteit waardoor ze vandaag afgewerkt moeten worden. Let op: wees kritisch op het toelaten van deze taken in dit kwadrant. Stel jezelf de vraag of jij daadwerkelijk deze taak moet uitvoeren of dat iemand ander dit kan doen? Wat zijn de gevolgen van het niet doen van deze taak? Kan de taak mogelijk nog verzet worden naar een ander moment? Afhankelijk van het antwoord bepaal je of de taak in dit kwadrant blijft staan of toch doorschuift naar een ander kwadrant.

2. Taak (in)plannen

Taken die in dit kwadrant vallen worden direct ingepland. Het klinkt als een open deur maar houd je wel aan deze planning want anders heeft het geen zin. Maak daarom met jezelf een afspraak wanneer je de desbetreffende taak gaat uitvoeren.

3. Taak delegeren

De taken in deze categorie worden gedelegeerd. Delegeren vergt vertrouwen, moed en loslaten. In de praktijk blijkt dit voor veel mensen lastig te zijn omdat dit samenhangt met ‘nee’ kunnen zeggen. Bewaak daarom de tijd die je hebt, maar zorg ook dat je deze taken daadwerkelijk kunt delegeren. Wil jij meer leren over assertiviteit en nee-zeggen? Lees dan dit artikel.

4. Taak elimineren

Omdat de taken in dit kwadrant niet belangrijk en niet urgent zijn kun je deze taken het beste vermijden of afschaffen. Iemand anders hoeft dit namelijk ook niet voor je te doen. Een ander woord voor dit kwadrant is het vluchtkwadrant. Een voorbeeld hiervan is het bekijken van je social media.

Tips en tricks voor het delegeren en prioriteren van taken

• Werk met behulp van blokken en bundel de taken die je uitvoert. Kijk bijvoorbeeld twee keer per dag naar je mail en plan bel momenten van een aantal uur in. Zorg dat je minimaal een aantal uur met dezelfde taak bezig bent zodat je gefocust kunt blijven werken.
• Houd je aan je planning en prioriteer je taken met behulp van bovenstaand model. Hierdoor creëer je overzicht voor jezelf en weet je welke taken daadwerkelijk prioriteit hebben.
• Heb jij moeite met prioriteiten stellen omdat je erg perfectionistisch bent? Lees dan dit artikel over perfectionisme in combinatie met productiviteit.

Vergeet je niet in te schrijven bij Westwing voor unieke kortingen op meubels en interieur voor thuis of kantoor accessoires voor op het werk.